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关于做好2016届毕业生档案材料收集、整理、归档工作的通知

发布日期:2016-05-09 浏览次数:53 来源:本站

各二级学院:

   为做好2016届毕业生档案材料收集、整理和归档工作,根据国家、省市人才流动管理暂行条例相关规定,按照学院对毕业生离校工作的统一部署,现将有关工作通知如下:

一.毕业生档案材料的组织实施

    各二级学院在学生处的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理和归档汇总工作,各二级学院必须确定一名负责人(护理学院和中职部2名),由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理等工作。

二.毕业生档案材料归档前期工作

    各二级院部移交时档案材料必须做到整洁、齐全,文字填写规范(必须使用黑色签字笔书写,不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写),签字与盖章手续完整,按专业、班级、学号顺序排列,于74日以前移交到学生处。档案袋内包含以下内容:

1.全国普通高等学校毕业生就业通知书

2.高等学校毕业生登记表;奖励、违纪处分材料

3.大学成绩总表

4.毕业生体检表

5.(体育部)体育合格登记表

6.其它材料(相关院部或个人)

三.各二级学院毕业生档案材料收集、整理、移交工作

1.各二级学院将负责毕业生档案管理的老师名单在610日前以电子邮件的方式发送至学生处韩晓慧老师(含学院、姓名、联系方式;发送邮箱为:348886751 @qq.com)。

2.各二级学院移交至学生处的档案材料都要以专业、班级为单位,按学号顺序排列整理好,列出每位毕业生档案材料的移交清单(见附件1)。

3.移交的材料必须是整理完毕的材料,要求完整、齐全、真实,文字清楚,结论明确,有承办单位或个人署名及日期。手续必须完备,凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章。

4.学生处负责核查各二级学院上交的毕业生材料,核实无误后双方在“毕业生档案材料移交清单”(见附件1)签字盖章。

5.学生处负责给每位毕业生提供档案袋1个,在归档过程中,要做到认真填写毕业生档案袋封面、检查每一位学生的档案材料是否齐全、装袋时避免漏装错装,并按专业、班级、学号顺序(从小号到大号)排列档案袋,做到细致,有条不紊。

四.档案提取须知

大专学生档案原则上不允许自带,如急需调取档案,可等档案整理完毕后毕业生本人凭调档函及身份证原件到招生就业处办理,中职毕业生档案本人凭调档函及身份证原件到学生处档案室办理。

                                         学生工作处

                                        201659